RGPD

• Pour prouver la conformité au règlement, il est nécessaire de constituer et regrouper la documentation nécessaire. 
• Les actions et documents réalisés à chaque étape doivent être réexaminés et actualisés régulièrement pour assurer une protection des données en continu.
• Cette documentation est constituée par exemple des registres de traitements mais également de tous les dossiers et documents réalisés lors de la mise en conformité. C’est ce que demande la CNIL.

• En tant que sous-traitant, vous devez tenir un registre des catégories d’activités de traitement que vous effectuez pour le compte de vos clients. 
• Ce registre doit contenir : le nom et les coordonnées de chaque client pour le compte duquel vous traitez des données, le nom et les coordonnées de chaque sous-traitant ultérieur, le nom et les coordonnées du délégué à la protection des données, les catégories de traitements effectués pour le compte de chaque client, une description générale des mesures de sécurité techniques et organisationnelles que vous mettez en place.

• A ce stade l’entreprise est en mesure de déterminer les besoins de mise en place complémentaires de certains dossiers, documents ou certaines prestations selon qu’elle est concernée ou non.
• C’est à cette étape également qu’elle est en mesure de définir si son prestataire informatique doit intervenir pour renforcer la sécurité informatique.

• Elle permet de définir les règles de sécurité, d’utilisation et de protection informatiques dans l’entreprise, elle n’est pas nécessairement liée à un site internet.

• Le Règlement Européen sur la Protection des Données Personnelles renforce le droit des salariés.
• Il est par conséquent impératif pour l’employeur de mettre à jour les contrats de travail sur deux points :
• La définition des missions du salarié pour lesquelles ce dernier va traiter ou collecter des données personnelles ;
• La définition des nouveaux droits du salarié (droit d’accès, rectification, etc…).

La Politique de Confidentialité d’un site internet doit comporter certaines dispositions pour satisfaire au Règlement Européen sur la Protection des Données :

Pour être en conformité avec le Règlement Européen sur la Protection des Données, les Conditions Générales de Vente doivent disposer de différentes clauses spécifiques comprenant :

Le Règlement Européen sur la Protection des Données impose une mise à jour des sites internet. 

Lors de l’utilisation d’un sous-traitant, le Règlement Européen sur la Protection des Données impose aux entreprises dans son article 28-1 de faire uniquement appel à des sous-traitants qui présentent des garanties suffisantes quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées. 

L’utilisation de badges pour règlementer l’accès aux locaux constitue un registre de traitements. Plusieurs données sont effectivement susceptibles d’être collectées (nom, prénom, numéro de matricule interne, numéro de badge, date d’entrée et de sortie, etc…).

• L’utilisation d’un système de géolocalisation des véhicules constitue un registre de traitements. Plusieurs données sont effectivement susceptibles d’être collectées (nom, prénom, coordonnées professionnelles, matricule interne, numéro de plaque d’immatriculation du véhicule, etc…).

• L’utilisation d’un système de vidéosurveillance constitue un registre de traitements. L’image d’un salarié, visiteur, client est une donnée et doit faire l’objet de plusieurs actions

• Le responsable de traitement devant prendre toutes les mesures nécessaires pour sécuriser la collecte et le traitement des données personnelles, il est impératif de sensibiliser les personnes amenées à traiter ou collecter lesdites données.

• Les opérations de maintenance réalisées par des tiers doivent faire l’objet d’un encadrement pour maîtriser l’accès aux données par des tiers.

• Tout internaute se rendant sur un site internet doit être informé : des finalités précises des cookies utilisés, de la possibilité de s’opposer à ces cookies et de changer les paramètres en cliquant sur le lien présent dans le bandeau, du fait de sa validation de l’utilisation des cookies en poursuivant sa navigation sur le site internet.

• Une note informative concernant la mise en place du RGPD doit être mise à disposition auprès des salariés, clients, fournisseurs, prestataires, sous- traitants. Elle peut être intégrée au site web.

• Depuis le 25 mai 2018 et l’entrée en vigueur du Règlement Européen sur la Protection des Données, toute société ou organisme doit attester auprès de ses clients avoir réalisé cette démarche.